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¿Cómo se escribe un e-mail?

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arrobaCONSULTA REALIZADA A NUESTRA REDACCIÓN:

Estimada Mar:

Un profesor de la Universidad me ha dicho que no escribo bien los correos electrónicos, porque no suelo seguir ningún esquema sobre los mismos. Yo aprendí de pequeña a escribir cartas, pero nadie me ha dicho cómo hacer lo propio con un correo. ¿Me puedes ayudar? Maite Jiménez. Pamplona

RESPUESTA DE MAR CASTRO*:

Antiguamente se enseñaba en el colegio a los niños a escribir cartas manuscritas, indicando la fecha, el lugar desde donde se escribía, y una fórmula de cortesía para introducir el texto. Además, se debía firmar al final de la carta.

Con la llegada de internet y la popularización del correo electrónico, los casos de cartas manuscritas son casi anecdóticos, y cierto que no se enseña a trabajar con las formas en el mundo online.

Un correo electrónico es la versión digital de una carta, pero con matices. Puesto que todo está informatizado, cuestiones como el lugar de procedencia (internet ha hecho caer las fronteras y vivimos, más que nunca, en una aldea global) no son necesarias, porque el email es, entre otras cosas, símbolo de movilidad. Tampoco es necesario indicar la fecha, ya que ésta viene definida por el propio correo, que además marca la hora.

No obstante, sí que sería recomendable seguir usando la fórmula de cortesía, especialmente si el correo va dirigido a alguien que no es de nuestra confianza. Un “Estimado sr. APELLIDO”, o “Estimado NOMBRE”, seguido de dos puntos y un salto de línea (empiece de otro párrafo) es suficiente como una introducción correcta. Hay que tener en cuenta que la dirección de correo electrónico es el único remite con el que se cuenta, y muchas veces no responde a nuestra identificación, por lo que sería también apropiado introducir el texto con un “Mi nombre es tal y cual”, seguido de una reseña que conecte al destinatario con el motivo del correo. En su caso, podría ser algo así:

Estimado NOMBRE DEL PROFESOR:

Mi nombre es Maite Jiménez, soy alumna de la asignatura TAL de la cual es usted profesor. El motivo de mi este mail es para….

Obviamente, esta fórmula sólo se debe usar cuando es la primera vez que nos dirigimos a alguien. En sucesivos correos, sería adecuado usar la fórmula de introducción pero iniciar el primer párrafo con la cuestión principal del motivo del correo.

Hay que tener en cuenta dos cosas: La primera, es que los correos deben ser cortos y concretos. Si alguien recibe decenas de correos al día, es de agradecer que éstos vayan al grano. La segunda, que contestar un correo no cuesta nada, por lo que es recomendable que cuando se envíe un correo, aunque éste no requiera respuesta concreta, al menos se haga un acuse de recibo agradeciendo la atención. Algo muy breve, del tipo “Muchas gracias por la información”, o “He recibido correctamente el documento. Muchas gracias por su respuesta”.

Por último, si bien un correo no se puede firmar físicamente, es imprescindible que se termine con el nombre y apellidos, a modo de rúbrica.

Todo lo dicho está supeditado, claro, a las diferentes tipologías que se pueden encontrar. Estos son algunos consejos orientados a la comunicación que pueda tener con sus profesores universitarios, superiores en el trabajo o personas ajenas a su entorno.

* En colaboración con Javier Campos de Varas

 
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30 de julio
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